Mengerjakan Prosedur Akuntansi Kas dan Surat Berharga

Mengerjakan Prosedur Akuntansi Kas dan Surat Berharga
Penyusun Dian Anita Nuswantara
Editor Soeryanto Teguh Budi Karyanto

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003



Kas dan surat berharga
Kas merupakan aktiva lancar perusahaan yang paling aktif, artinya bahwa hampir semua transaksi pembelian dan penjualan berakhir dengan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Kas dapat diubah menjadi aktiva lain dan digunakan untuk membeli barang atau jasa, serta memenuhi kewajiban dengan lebih mudah bila dibandingkan dengan aktiva lainnya, sehingga kas termasuk aktiva yang paling likuid. Sifat kas yang sangat likuid menyebabkan kas sering menjadi sasaran kecurangan atau pencurian oleh karena itu diperlukan pengendalian internal yang baik atas kas.
Menurut Standar Akuntansi Keuangan yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Sedangkan yang dimaksud dengan bank adalah sisa rekening giro perusahaan yang dapat digunakan secara bebas untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa yang termasuk dalam kas dan bank diantaranya adalah kas kecil, saldo rekening giro di bank, bon sementara, bon-bon kas kecil yang belum dibayar (reimbursed), travellers ceks, dan lain-lain. Sedangkan yang tidak dapat digolongkan sebagai kas dan bank adalah cek mundur, cek kosong, investasi sementara, deposito berjangka, uang kas yang dicadangkan penggunaannya, rekening giro yang dibekukan, dan lain-lain.
PENGENDALIAN INTERNAL
Di dalam perusahaan kecil, para pemilik dapat melakukan pengawasan atas semua operasional melalui pengawasan langsung dan terlibat langsung dalam operasi perusahaannya. Sebagai contoh, pemilik biasanya menangani sendiri pembelian semua aktiva yang digunakan dalam perusahaan dan mengendalikan keuangan perusahaan. Pemilik yang sekaligus merangkap sebagai manajer ini biasanya juga mengangkat dan mengawasi karyawan, menangani kontrak-kontrak dan menandatangani cek.
Oleh karena itu, ketika manajer akan menandatangani cek untuk pembelian barang atau jasa, ia dapat mengetahui dengan pasti bahwa barang atau jasa tersebut benar-benar telah diterima. Pada saat perusahaan telah berkembang menjadi perusahaan besar, maka kontak-kontak langsung seperti dilukiskan di atas menjadi sulit untuk dilakukan.
Untuk mengatasi hal itu, manajer perusahaan harus mendelegasikan sebagian wewenangnya dan mengandalkan pada prosedur-prosedur pengendalian internal. Pengendalian internal adalah suatu rencana organisasional dan semua tindakan yang dilakukan perusahaan untuk mengamankan aktiva, mendorong diikutinya kebijakan perusahaan, mendorong efisiensi operasional, dan menjamin ketepatan dan keakuratan catatan-catatan akuntansi.
Sistem pengendalian internal yang efektif umumnya memiliki karakteristik sebagai berikut: �Penetapan tanggung jawab secara jelas. �Penyelenggaraaan pencatatan yang memadai. �Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan. �Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva. �Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan. �Pemakaian peralatan mekanis (bila memungkinkan). �Pelaksanaan pemeriksaan secara independen.
Prinsip 1: Penetapan Tanggung Jawab secara Jelas
Pengendalian internal yang efektif menuntut manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk menelusur siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Sebagai contoh, bila dua orang petugas bagian penjualan menggunakan satu buah peti penyimpan uang yang sama dan terjadi kekurangan kas, maka akan sulit untuk mencari petugas mana yang telah melakukan kesalahan. Biasanya mereka akan saling menyalahkan, dan saling melempar tanggung jawab. Untuk mengatasi hal semacam itu, manajemen dapat menyediakan peti penyimpan uang untuk setiap petugas, atau salah satu petugas diberi tanggung jawab untuk menangani keuangan.
Prinsip 2: Penyelenggaraan Pencatatan yang Memadai
Untuk melindungi aktiva dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan, diperlukan pencatatan yang baik. Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor operasi perusahaan. Sebagai contoh, apabila perusahaan tidak memiliki catatan yang terinci mengenai peralatan pabrik dan alat-alat lainnya, maka kehilangan salah satu di antaranya dapat terjadi tanpa diketahui, atau kalaupun diketahui akan sulit untuk melacaknya. Contoh lain, apabila perusahaan tidak memiliki daftar rekening atau kode rekening tidak ditaati sebagaimana mestinya, maka transaksi mungkin akan dicatat pada rekening yang salah. Akibatnya, manajemen mungkin tidak menyadari bahwa sebenarnya biaya tertentu telah melebihi kewajaran.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik, perusahaan harus merancang formulir-formulir (business paper) secara cermat sesuai dengan kebutuhan, dan menggunakannya dengan benar. Sebagai contoh, apabila formulir order pernjualan dirancang dengan baik, maka petugas di bagian penjualan dapat mencatat informasi secara tepat dan efisien, tanpa ditunda-tunda, sehingga pembeli tidak perlu menunggu terlalu lama. Selain itu, apabila formulir oder
Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
penjualan diberi nomor urut tercetak dan diawasi penggunaannya, maka petugas penjualan dapat diberi tanggung jawab mengenai pemakaian formulir yang berada di bawah pengawasannya. Dengan cara seperti ini, petugas penjualan tidak mungkin menyembunyikan penjualan, memusnahkan dokumen penjualan, dan mengambil uangnya.
Prinsip 3: Pengasuransian Kekayaaan dan Karyawan Perusahaan
Kekayaan perusahaan harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai. Demikian pula karyawan yang menangani kas dan surat-surat berharga harus dipertanggungkan. Salah satu cara mempertanggungkan karyawan ialah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan. Cara seperti ini akan dapat mengurangi pencurian, karena perusahaan asuransi (penanggung) akan melakukan pengusutan, seandainya terjadi kekurangan (kehilangan) kas.
Prinsip 4: Pemisahan Pencatatan dan Penyimpanan Aktiva
Prinsip pokok pengendalian internal mensyaratkan bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggung jawab atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang bersangkutan. Apabila prinsip ini diterapkan, pegawai yang bertanggungjawab atas suatu aktiva cenderung untuk tidak memanipulasi atau mencuri aktiva yang menjadi tanggung jawabnya, karena ia tahu bahwa ada orang lain yang menyelenggarakan pencatatan atas aktiva tersebut. Di lain pihak, pegawai yang menyelenggarakan pencatatan tidak mempunyai alasan untuk membuat catatan yang tidak benar, karena aktiva yang bersangkutan berada di tangan orang lain. Prinsip ini hanya dapat diterobos melalui persekongkolan.
Prinsip 5: Pemisahan Tanggung Jawab atas Transaksi yang Ber-kaitan
Pertanggungjawaban atas transaksi yang berkaitan atau bagian-bagian dari transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian­bagian dalam perusahaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa (dicek) oleh orang lain. Cara seperti ini tidak perlu mengakibatkan
Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
duplikasi pekerjaan, karena pegawai tidak perlu mengulangi pekerjaan yang telah dilakukan oleh orang lain. Sebagai contoh, dalam suatu transaksi pembelian, pekerjaan pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok, harus ditangani oleh orang atau bagian yang berbeda. Cara seperti ini dilakukan agar barang yang diterima benar-benar dicek kebenaran jumlah dan kualitasnya, dan agar semua faktur pembelian diperksa dahulu kebenarannya sebelum dibayar. Selain itu, dengan cara ini dapat dihindari terjadinya pembelian barang untuk keperluan pribadi si pegawai dan pembayaran atas faktur palsu.
Prinsip 6: Penggunaan Peralatan Mekanis (jika memungkinkan)
Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya perusahaan menggunakan peralatan-peralatan mekanis, seperti register kas, cheque protector, mesin pencatat waktu, dan peralatan lainnya. Register kas yang memiliki pita pencatat terkunci di dalamnya, akan mecatat semua transaksi penjualan tunai. Protektor cek yang dapat membuat perforasi mengenai jumlah rupiah setiap cek, akan bermanfaat untuk menghindari terjadinya penggantian angka rupiah pada cek. Mesin pencatat waktu akan dapat mencatat dengan tepat saat pegawai mulai masuk kerja dan menggalkan tempat pekerjaannya.
Prinsip 7: Pelaksanaan Pemeriksaan secara Independen
Apabila suatu sistem pengendalian internal telah dirancang dengan baik, penyimpangan tetap mungkin terjadi sepanjang waktu. Apabila terjadi penggantian karyawan atau karyawan mengalami kelelahan, maka prosedur yang telah ditetapkan mungkin diabaikan atau dilangkahi. Oleh karena itu perlu dilakukan pengkajian ulang secara teratur, untuk memastikan bahwa prosedur­prosedur telah diikuti dengan benar. Pengkajian ulang ini harus dilakukan oeleh pemeriksa internal yang tidak terlibat langsung dalam operasi perusahaan. Apabila pemeriksa internal berkedudukan independen, maka ia dapat melakukan evaluasi mengenai efisiensi operasi secara menyeluruh dan efektif tidak hanya sistem pengendalian internal.
Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
Selain diperiksa oleh pemeriksa internal, perusahaan biasanya diperiksa juga oleh akuntan publik yang bertindak sebagai pemeriksa eksternal. Akuntan publik melakukan pengujian atas catatan akuntansi perusahaan dan melaksanakan prosedur pemeriksaan lainnya untuk memberi pendapat apakah laporan keuangan yang diterbitkan perusahaan telah disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi beriterima umum. Pekerjaan yang dilakukan oleh akuntan publik, sebelum ia melakukan pemeriksaan, ialah melakukan evaluasi apakah sistem pengendalian internal yang diterapkan perusahaan telah berjalan secara efektif.
PENGENDALIAN INTERNAL ATAS KAS
Pengendalian internal yang baik terhadap kas memerlukan prosedur­prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga hal penting dalam pengendalian internal. Pertama, harus terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggung jawab menangani transaksi dan menympan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas. Kedua semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian. Ketiga, semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek; kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil. Pembahasan tentang kas kecil akan diuraikan pada bagian lain dalam bab ini.
Prinsip pertama diperlukan agar petugas yang bersangkutan dengan transaksi kas tidak dapat dengan mudah melakukan penggelapan kas, kecuali bila mereka bersekongkol. Prinsip kedua dirancang agar petugas yang menangani kas tidak mempunyai kesempatan untuk menggunakan kas perusahaan untuk keperluan pribadi. Prinsip ketiga (semua pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek) selain merupakan akibat prinsip kedua, juga dimaksudkan agar semua transkasi kas memiliki pencatatan yang terpisah dan dilakukan oleh pihak di luar perusahaan (ekstern). Hasil pencatatan yang dilakukan oleh bank dituangkan dalam laporan bak yang dapat dijadikan konfirmasi atas catatan yang dilakukan oleh perusahaan.
Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda­beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal ini tergantung pada berbagai faktor, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber-sumber kas, dan sebagainya. Oleh karena itu hendaknya dipahami bahwa prosedur-prosedur yang akan diuraikan di bawah ini hanyalah merupakan sekadar contoh praktik yang banyak digunakan pada berbagai perusahaan.
1. Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui register kas pada saat transaksi penjualan terjadi. Untuk menjamin bahwa angka rupiah yang dimasukkan (dicatat) ke dalam kas register sesuai dengan harga jual yang sesungguhnya, maka kas register harus ditempatkan pada loket kasir sedemikain rupa, sehingga dapat terbaca oleh si pembeli. Selain itu petugas diwajibkan untuk menjalankan mesin kas register yang ditandai dengan keluarnya bunyi “kring”, sebagai tanda bahwa mesin telah mencatat data yang dimasukkan ke dalamnya. Hal terakhir yang perlu diperhatikan adalah merancang register kas sedemikian rupa, sehingga mesin register kas hanya dapat dibuka oleh orang yang berwenang. Hal ini dimaksudkan agar catatan dalam register kas bisa dipercaya karena tidak mudah diubah oleh sembarang orang dan bersifat permanen. Banyak perusahaan yang menghubungkan register kas langsung ke komputer. Komputer diprogram agar dapat mencatat data yang dimasukkan oleh petugas penjualan de dalam register kas, langsung ke catatan akuntansi. Cara lain (yang sebenarnya sudah agak kuno) ialah dengan menempatkan gulungan kertas pencatat dalam register kas. Pada setiap jam tertentu, petugas pemeriksa membuka mesin untuk mengambil kertas pencatat dan memindahkannya ke catatan akuntansi.
Seperti telah disebutkan di atas, pemegang kas harus dipisahkan dari petugas pencatat transaksi kas. Dalam penjualan tunai, pemisahan ini dimulai dari register kas. Petugas penjualan yang mengoperasikan mesin register kas,
Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
tidak diperkenankan merangkap sebagai petugas pembuka mesin register kas. Pada jam-jam tertentu atau pada akhir jam kerja, petugas penjualan harus menghitung uang yang ada dalam register kas. Hasil perhitungan beserta uangnya kemudian diserahkan kepada kasir. Seperti halnya petugas penjualan, kasir juga menangani kas, oleh karena itu ia tidak diperkenankan merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas. Petugas ketiga, biasanya dari bagian akuntansi, memeriksa hasil catatan komputer melalui register kas (atau kertas catatan dalam register kas) dan membandingkannya dengan uang yang diterima kasir sebagaimana tercantum dalam laporan yang dibuat kasir. Apabila digunakan kertas pencatat dalam register kas, maka data dalam kertas pencatat tersebut dijadikan dasar untuk jurnal atas transaksi penjualan tunai. Petugas di bagian akuntansi melakukan pencatatan transaksi kas, tetapi ia tidak mempunyai kewenangan mengurusi kas yang sesungguhnya. Sebaliknya petugas penjualan dan kasir berurusan langsung dengan kas yang sesungguhnya, tapi ia tidak dapat menggunakan atau mengambilnya untuk keperluan pribadi.
2. Penerimaan Kas Melalui Pos
Penerimaan kas melalui pos dapat berwujud cek yang diterima dalam amplop atau berupa pos wesel. Apabila cek diterima melalui pos, maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas. Seorang diantaranya membuat daftar cek yang diterima sebanyak 3 (tiga) rangkap. Dalam daftar tersebut dicantumkan nama pengirim, maksud pembayaran, dan jumlah rupiahnya. Lembar pertama berserta cek-cek yang diterima, dikirimkan kepada kasir. Lembar kedua dikirimkan kepada bagian akuntansi, sedangkan lembar ketiga disimpan oleh petugas yang bersangkutan sebagai arsip.
Apabila penerimaan kas melaui pos berupa pos wesel, maka seperti halnya penerimaan cek melalui pos, penanganannya dilakukan oleh dua orang petugas. Petugas pertama membuat daftar pos wesel yang diterima sebanyak 3 (tiga) rangkap, sedangkan petugas kedua menguangkan pos wesel ke Kantor Pos. Petugas ini harus mendapat penunjukkan dari perusahaan untuk menguangkan pos wesel atas nama perusahaan, dan memiliki kartu C7. Pendistribusian daftar penerimaan pos wesel, sama seperti halnya daftar penerimaan cek.
Kasir menyetorkan cek dan uang ke bank, dan petugas di bagian akuntansi mencatat transaksi penerimaan kas dalam jurnal. Dengan demikian apabila saldo menurut laporan bank direkonsiliasi (hal ini akan dibahas kemudian) oleh orang keempat, maka kesalahan atau kecurangan yang dilakukan oleh petugas penerima pembayaran melaui pos, kasir, atau petugas di bagian akuntansi, akan dapat segera diketahui. Kesalahan atau kecurangan akan dapat diketahui karena kas yang disetorkan ke bank harus sama jumlahnya dengan catatan yang dibuat oleh ketiga petugas lainnya. Dengan cara demikian, kecurangan jelas akan sulit dilakukan, kecuali mereka bersekongkol. Petugas penerima pembayaran melaui pos harus melaporkan penerimaan tersebut kepada si pengirim. Jika hal ini tidak dilakukan, pengirim pasti akan menanyakannya. Kasir harus menyetorkan seluruh uang yang diterimanya, sebab saldo menurut laporan bank harus sama dengan saldo kas menurut catatan di bagian akuntansi. Petugas di bagian akuntansi dan petugas yang akan melakukan rekonsiliasi tidak menangani uang atau cek yang diterima, sehingga mereka tidak mempunyai peluang untuk menggunakan atau menyelewengkan kas perusahaan.
3. Pengeluaran Kas
Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui pos, merupakan hal yang penting. Akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu). Ole karena itu pengawasan atas pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting daripada penerimaan kas.
Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan untuk menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan dalam pengeluaran kas yang tidak nampak dalam catatan akuntansi.
Dalam perusahaan kecil, manajer-pemilik biasanya menandatangani semua cek yang akan dikeluarkan, dan dari kontak-kontak langsung ia mengetahui dengan pasti apa yang harus dibayar. Dalam perusahaan besar, kontak-kontak langsung semakin berkurang dan digantikan dengan prosedur­prosedur pengendalian internal. Prosedur harus dirancang untuk memberi informasi kepada penandatangan cek, bahwa pembayaran yang akan dilakukan adalah benar-benar kewajiban perusahaan, benar-benar terjadi, dan oleh karenanya harus dibayar.
Agar terdapat koordinasi dan pengawasan di antara bagian-bagian yang melaksanakan pembelian maka diperlukan sejumlah dokumen yang dapat digunakan untuk melakukan verifikasi (pengecekan) silang. Sebagai contoh perhatikan dokumen yang akan digunakan dalam melaksanakan proses pembelian berikut ini.
Tabel 1: Dokumen yang diperlukan dalam proses pembelian
Dokumen bisnis
Disiapkan oleh
Dikirimkan kepada
Permintaan pembelian
Departemen penjualan
Departemen penjualan
Order pembelian
Departemen pembelian
Pemasok di luar perusahaan
Faktur
Pemasok di luar perusahaan
Departemen akuntansi
Laporan penerimaan
Departemen penerimaan
Departemen akuntansi
Paket pengeluaran
Departemen akuntansi
Petugas yang menandatangani cek

Proses pembelian dimulai ketika departemen penjualan membutuhkan barang, dan membuat permintaan pembelian. Departemen pembelian akan mencari pemasok terbaik dan mengirimkan order pembelian kepada pemasok. Ketika pemasok mengirimkan barang yang diminta, pemasok tersebut juga akan mengirimkan faktur atau tagihan, yang merupakan tanda bahwa harus dilakukan pembayaran. Pada saat barang diterima, departemen penerima akan memeriksa apakah ada barang yang rusak dan mendaftar semua barang yang diterima dalam laporan penerimaan barang. Departemen akuntansi akan melampirkan semua dokumen yang sudah ada, memeriksanya supaya tepat dan sesuai, kemudian meletakkan faktur ini pada posisi paling depan dalam paket pengeluaran, kemudian memberikannya kepada pegawai yang berwenang untuk disetujui dan dilakukan pembayaran. Paket pengeluaran ini akan terdiri dari faktur, laporan penerimaan, order pembelian, dan permintaan pembelian.
Sebelum memberikan persetujuan atas pembayaran, kontroler akan menguji salah satu transaksi untuk memastikan bahwa departemen akuntansi telah melakukan langkah pengendalian sebagai berikut:
Faktur telah dibandingkan dengan salinan order pembelian dan permintaan pembelian untuk meyakinkan bahwa perusahaan hanya akan membayar barang sesuai dengan yang diorder.
Faktur telah dibandingkan dengan laporan penerimaan untuk meyakinkan bahwa perusahaan hanya akan membayar barang yang telah diterima.
Membuktikan ketepatan hitungan matematis dari faktur.

Disamping prosedur yang diuraikan di atas, prosedur-prosedur yang banyak diterapkan pada berbagai perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan melaksanakan sistem voucher.
4. Sistem Voucher dan Pengawasan
Sistem voucher untuk mencatat pembayaran kas memberikan perusahaan suatu pengendalian internal yang lebih besar dengan cara membuat proses persetujuan dan pencatatan faktur-faktur pembayaran menjadi lebih formal. Sistem ini menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
(1) kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan,
(2) prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan, dan pencatatan, harus ditetapkan,
(3) cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan, dan dicatat dengan benar,
(4) kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen. Ketentuan ini harus dipenuhi, meskipun terjadi lebih dari satu transaksi pembelian dari perusahaan yang sama dalam satu bulan atau periode faktur lainnya.

Sistem voucher menggunakan: (1) voucher, (2) register voucher, (3) daftar voucher yang belum dibayar, (4) register cek dan (5) daftar voucher yang sudah dibayar.
Voucher adalah sebuah dokumen yang mensahkan suatu pengeluaran kas, biasanya dibuat oleh bagian akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem voucher hampir serupa dengan dokumen sebagaimana tabel 1. perbedaannya adalah pada sistem voucher tidak menggunakan paket pengeluaran melainkan paket voucher yang disiapkan oleh departemen akuntansi dan dikirimkan kepada petugas yang menandatangani cek. Paket voucher akan terdiri dari permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan, faktur dan voucher. Jumlah dari seluruh dokumen ini harus sama.
Setelah disetujui oleh pegawai yang telah ditunjuk untuk memberikan persetujuan, voucher tersebut diberikan kepada bagian akuntansi yang akan
SMK Bidang Bisnis Manajemen_PK Akuntansi Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
mencatatnya dalam register voucher. Dalam suatu sistem voucher, semua pengeluaran akan dicatat pertama kali di dalam register voucher. Misalnya pada tanggal 31 Maret Perusahaan Roti Buana mempunyai utang sebesar Rp2.202.000,00 untuk voucher 330 (Rp369.000,00 utang pada Harian Buana), 348 (Rp1.638.000,00 utang pada Rental Mobil Global) dan 350 (Rp195.000,00 utang pada Perusahaan Gas Biru). Jika semua itu adalah voucher yang belum dibayar pada tanggal 31 Maret, maka neraca akan melaporkan Hutang Voucher sebesar Rp2.202.000,00 pada sisi kewajiban lancar, namun umumnya dilaporkan sebagai utang saja (tidak dipisahkan dengan utang dagang). Register voucher Perusahaan Roti Buana akan nampak sebagai berikut:
Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
3: Contoh Register voucher

SMK Bidang Bisnis Manajemen_PK Akuntansi
Setelah mencatat suatu voucher ke dalam register voucher, paket voucher ini dimasukkan ke dalam daftar voucher yang belum dibayar, dan tetap dalam tempat tersebut hingga voucher itu dibayrakan. Daftar voucher yang belum dibayar ini berfungsi sebagai buku pembantu utang. Daftara voucher yang belum dibayar mempunyai 31 slots, satu untuk setiap hari dalam sebulan. Setiap voucher disimpan menurut tanggal jatuh temponya, misalnya voucher no 326 akan jatuh tempo tanggal 7 Maret maka akan disimpan dalam slot bernomor 7.
Seluruh cek yang sudah dikeluarkan akan dicatat dalam register cek. Register cek ini menggantikan jurnal pengeluaran kas, semua ayat jurnal dalam register cek mendebit utang voucher dan mengkredit kas (dan potongan pembelian jika dibutuhkan).
Pada atau sebelum tanggal jatuh tempo, paket voucher akan dikeluarkan oleh akuntan dari daftar voucher yang belum dibayar dan mengirimkannya kepada para pegawai yang ditunjuk untuk menandatangani. Setelah cek-cek ditandatangani, nomor cek dan tanggal pemabayaran dimasukkan ke bagian belakang voucher, ke dalam register cek dan ke dalam register voucher.
Setelah pemabayaran, paket voucher ini akan dibatalkan untuk menghindari pembayaran kedua kalinya. Biasanya, sebuah lubang akan dibuat pada paket voucher tersebut. Kemudian akan disusun dalam sebuah daftar nama-nama penerima uang kas menurut abjad.
REKENING GIRO BANK SEBAGAI ALAT PENGAWASAN
Penyimpanan kas dalam rekening giro bank adalah merupakan bagian dari pelaksanaan pengendalian internal, karena bank biasanya menerapkan praktik-praktik tertentu yang dapat mengamankan kas. Selain itu bank secara periodik memberi laporan kepada pemegang giro mengenai transaksi-transaksi yang telah terjadi secara rinci. Agar dapat diperoleh manfaat yang sebesar­besarnya dari cara pengawasan ini, perusahaan sebaiknya membuat ketentuan bahwa semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek (kecuali untuk pengeluaran melalui kas kecil).
Untuk dapat memahami jalannya pengawasan melalui reeking giro bank, marilah kita tinjau lebih dahulu dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengawasan tersebut yang berupa: kartu tanda-tangan, bukti setoran, cek, dan rekonsiliasi bank.
KARTU TANDA-TANGAN
Bank mensyaratkan bahwa setiap orang yang diberi kewenangan menandatangani cek (disebut pemegang giro) untuk mencantumkan tandatangannya pada kartu tandatangan. Contoh tandatangan dalam kartu ini akan digunakan oleh bank untuk dibandingkan dengan tandatangan yang tercantum pada cek yang ditarik oleh pemegang giro. Hal ini dimaksudkan untuk melindungi bank dan pemegang giro dari kemungkinan adanya cek palsu atau cek yang tidak dibuat oleh pihak yang berhak.
Bukti Setoran
Bank biasanya telah menyediakan formulir yang digunakan pada saat seseorang akan menyetor ke rekening giro tertentu, yang disebut formulir atau bukti setoran. Bukti ini biasanya dibuat 2 (dua) rangkap, lembar pertama ditahan oleh bank, dan lembar kedua diberikan kepada penyetor.
Buku Cek
Untuk mengambil uang dari suatu rekening giro, pemegang giro harus menarik cek, yaitu perintah kepada bank untuk membayar kepada orang atau perusahaan, sejumlah uang sebagaimana tertulis pada cek tersebut. Dalam suatu cek terdapat tiga pihak, yaitu; yaitu penandatangan cek; penerima pembayaran, yaitu pihak yang akan menerima uang; dan bank, yaitu bank yang harus melakukan pembayaran.
Cek pada umumnya diberi nomor urut tercetak, disertai nama dan alamat pemegang giro dan banknya. Dalam cek tersebut tersedia ruang untuk menuliskan tanggal, nama penerima pembayaran, tandatangan pemegang giro (penarik cek), dan jumlah rupiahnya. Pada bank-bank yang sudah modern, biasanya nama bank, dan nomor identifikasi bank, serta nomor rekening giro, dicetak dengan tinta magnetik agar dapat diproses oleh mesin.
Laporan bank
Pada akhir bulan, bank biasanya mengirimkan laporan bank bulanan kepada para pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal dan saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang bersangkutan. Transaksi tersebut meliputi penyetoran dan penarikan cek (pengambilan). Serta penambahan dan pengurangan lain yang dilakukan bank atas rekening giro. Setoran didaftar menurut tanggal penyetorannya, sedangkan dek didaftar menurut tanggal pembayarannya oleh bank.
Rekonsiliasi Bank
Apabila perusahaan membuka rekening giro di bank, maka perusahaan akan mempunyai dua catatan mengenai kas yang dimilikinya, yaitu: rekening Kas yang terdapat dalam pembukaaan perusahaan dan laporan bank yang diterima perusahaan secara periodic dari bank. Saldo kas yang ditunjukkan dalam reeking Kas biasanya jarang sama jumlahnya dengan saldo yang terdapat dalam laporan bank.
Pembukuan perusahaan dan laproan bank seringkali menunjukkan jumalah salado yang berbeda, tetapi keduanya mungkin sama-sama benar. Kadang-kadang perbedaan ini terjadi hanya karena perbedaan waktu pencatatan. Sebagai contoh, bila perusahaan menarik cek, maka perusahaan akan segera mengkredit rekening Kas-nya. Di lain pihak, bank belum mengurangi saldo rekening giro perusahaan, sampai cek tersebut diuangkan di bank oleh si penerima cek. Kadang-kadang penerima cek baru menguangkan cek tersebut beberapa hari atau beberapa minggu kemudian. Hal yang sama terjadi juga dalam penerimaan kas dan pada hari itu juga kas disetorkan ke bank, maka perusahaan akan segera mencatat hal itu dengan mendebet rekening Kas. Kadang-kadang bank baru mencatat setoran dari perusahaan pada keesokan harinya.
Pengendalian internal kas yang baik akan dapat memberi informasi mengenai sumber kas perusahaan, dikeluarkan untuk apa, dan berapa saldo kas setiap saat dikehendaki. Oleh karena itu, akuntan harus dapat menjelaskan sebab-sebab terjadinya perbedaan antara catatan perusahaan dengan rekening koran bank, dan menentukan jumlah saldo rekening giro yang sesunggguhnya pada suatu saat tertentu. Proses ini disebut rekonsiliasi bank. Apabila dikerjakan dengan benar, maka rekonsiliasi bank akan memberikan kepastian bahwa semua transaksi kas telah diperhitungkan dengan benar dan bahwa pembukuan perusahaan maupun pembukuan bank telah dilakukan dengan benar. Beberapa penyebab perbedaan antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank adalah sebagai berikut: 1. Bank belum mencatat transaksi tertentu:
a. Setoran dalam perjalanan. Perusahaan telah mencatat setoran ke bank, tetapi bank belum mencatatnya.
b. Cek dalam perjalanan (cek masih beredar). Cek yang ditarik dan telah dibukukan oleh perusahaan, tetapi bank belum mencatatnya.

2. Perusahaan belum mencatat transaksi tertentu:
a. Penerimaan kas melalui bank. Bank kadang-kadang melakukan penerimaan kas untuk dibukukan ke dalam rekening giro perusahaan. Hal semacam ini sering terjadi dan bahkan dianjurkan oleh perusahaan bank, akan dapat dikurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas oleh karyawan perusahaan. Cara ini juga akan mempercepat penerimaan kas, dibandingkan dengan penerimaan dilakukan oleh perusahaan. Sebagai contoh, suatu piutang wesel dapat ditagih oleh bank; dan hasil penagihan tersebut langsung dibukukan (ditambahkan) kedalam rekening giro perusahaan. Transaksi semacam ini kadang­kadang belum diketahui oleh perusahaan, sehingga perusahaan belum mencatatnya.
b. Biaya administrasi bank. Bank biasanya membebankan sejumlah biaya untuk menangani transaksi-transaksi yang dilakukan pemegang giro. Jumlah biaya yang dibebankan tergantung kepada banyaknya transaksi yang ditangani oleh bank. Pada umumnya biaya administrasi bank baru diketahui jumlahnya oleh perusahaan setelah laporan bank diterima.
c. Pendapatan bunga atau jasa giro. Bank memberikan bunga atas saldo giro yang dihitung atas dasar persentase tertentu dari saldo giro rata-rata per bulan. Tingkat bunga atau jasa giro tidak begitu tinggi bila dibandingkan dengan deposito. Jumlah bunga yang menjadi pendapatan perusahaan biasanya baru diketahui setelah perusahaan menerima laporan bank.
d. Cek kosong dari konsumen atau debitur. Perusahaan sering menerima pembayaran dari para konsumen atau debitur dalam bentuk cek yang diperlakukan sama dengan uang tunai. Cek tersebut bersama­sama dengan uang tunai disetorkan tiap hari ke bank. Apabila cek yang diterima menggunakan bank yang sama dengan bank perusahaan, maka cek bisa langsung diuangkan dan lansung dibukukan ke rekening giro perusahaan. Akan tetapi jika cek menggunakan bank yang berbeda, maka bank perusahaan harus menguangkan cek tersebut (atau melalui clearing) ke bank yang bersangkutan, dan hasilnya dibukukan ke dalam rekening giro perusahaan. Cek kosong adalah cek yang tidak cukup dananya (jumlah rupiah dalam cek lebih besar dari saldo giro si pemegang giro di bank pada saat ia menarik cek tersebut). Apabila perusahaan menerima cek yang tidak cukup dananya (cek kosong), biasanya hal itu baru diketahui pada saat perusahaan menerima laporan bank.
e. Cek dikembalikan kepada penyetor karena alasan lain (bukan cek kosong). Bank kadang-kadang mengembalikan cek kepada penyetor karena alasan-alasan:
(1) rekening penarik cek telah ditutup,
(2) cek telah kadaluarsa (cek tertentu kadang-kadang hanya dapat diuangkan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, apabila selama jangka waktu tersebut tidak diuangkan, maka cek menjadi tidak berlaku lagi,
(3) tandatangan yang tercantum pada cek tidak sah,
(4) terdapat kesalahan dalam penulisan cek. Akuntansi untuk cek yang dikembalikan kepada penyetor karena alasan-alasan di atas, sama dengan akuntansi untuk pengembalian cek kosong.
1.3. Bank atau perusahaan (atau kedua-duanya) telah melakukan kesalahan pencatatan. Sebagai contoh, bank mungkin mengurangi saldo rekening

seorang pemegang giro untuk cek yang ditarik oleh pemegang giro yang lain. Sementara itu, pemegang giro mungkin salah mencatat jumlah rupiah cek yang telah ditariknya. Apabila salah satu pihak atau kedua-duanya melakukan kesalahan pencatatan, maka dapat dipastikan bahwa saldo menurut catatan perusahaan tidak akan sama dengan saldo yang tercantum dalam laporan bank. Apabila hal ini terjadi, maka penyebab kesalahan harus ditemukan dan dikoreksi, dan perbaikan kesalahan ini merupakan bagian dari rekonsiliasi bank.
Contoh Pembuatan Rekonsiliasi Bank
Misalkan PT Nusantara memiliki rekening giro di Bank Niaga. Pada akhir bulan Januari PT Nusantara menerima laporan dari Bank Niaga yang berisi informasi mengenai saldo awal bulan, pertambahan dan pengurangan yang telah dilakukan bank selama bulan Januari atas rekening giro PT Nusantara, dan saldo per 31 Januari. Menurut laporan bank tersebut, saldo giro PT Nusantara per 31 Januari adalah Rp5.388.480,00 Menurut pembukuan PT Nusantara, saldo rekening giro di Bank Niaga adalah Rp3.294.210,00. Setelah dilakukan pembandingan sesuai dengan prosedur yang telah diuraikan di atas, ditemukan hal-hal sebagai berikut:
1.Setoran tanggal 30 Januari sebesar Rp1.591.630,00 tidak tercantum dalam laporan bank.
2.Bank telah melakukan kesalahan pembukuan, yaitu cek yang ditarik oleh PT Antara sebesar Rp100.000,00 (Nomor cek 656) telah dikurangkan pada rekening giro PT Nusantara.
3.Lima lembar cek yang ditarik pada akhir bulan Januari dan telah dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh PT Nusantara, belum dibayar oleh bank:
4.Bank telah menerima pelunasan selembar wesel tagih milik PT Nusantara sebesar Rp.2.114.000,00 (termasuk di dalamnya pendapatan bunga sebesar Rp.214.000,00). Penerimaan pelunasan wesel ini belum dicatat dalam jurnal penerimaan kas oleh PT Nusantara.
5.Laporan bank menunjukkan bahwa bank telah memberi bunga pada PT Nusantara sebesar Rp. 28.010,00
6.Cek nomor 333 sebesar Rp.150.000,00 yang dibayarkan pada PT Bromo telah dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh PT Nusantara dengan jumlah Rp.510.000,00 sehingga saldo per buku menjadi terlalu rendah Rp. 360.000,00
7.Biaya administrasi bank bulan Januari adalah Rp. 14.250,00
8.Laporan bank menunjukkan adanya pengembalian cek yang tidak cukup dananya (cek kosong) sebesar Rp.52.000,00. Cek tersebut berasal dari PT Rosalina.


Berdasarkan data di atas, PT Nusantara menyusun laporan rekonsiliasi bank seperti terlihat pada Gambar 1-6. Mengapa perusahaan tidak perlu merekonsiliasi hal-hal yang nampak pada sisi bank pada rekonsiliasi bank di atas ? Jawabannya adalah karena hal-hal tersebut telah dibukuakan dalam pembukuan perusahaan. Berdasarkan rekonsiliasi bank di atas, PT Nusantara perlu membuat jurnal penyesuaian berikut (jurnal-jurnal ini diberi tanggal 31 Januari untuk mengoreksi saldo rekening Kas pada tanggal tersebut ):
Jan. 31 Kas ………………………………….. 2.114.000,00 Piutang Wesel …………………… 1.900.000,00 Pendapatan Bunga …………….. 214.000,00 (Penerimaan wesel melalui bank)
PT NUSANTARA
Laporan Rekonsiliasi Bank 31 Januari 2003
Per Bank :
Per Buku:
Saldo 31 Jan
Rp.5.388.480
Saldo 31 Jan
Rp.3.294.210
Tambahan:

Tambahan:

1. Setoran dalam perjalanan
4. Penerimaan wesel melalui bank
30 Jan…………
Rp. 1.591.630
termasuk pendapatan bunga

Rp.214.000
2. Koreksi kesalahan bank cek
5. Pendapatan bunga bank
PT Antara telah didebet ke
Rp.28.010
rekening perush. Rp.100.000

6. Kesalahan pembukuan cek

No.333 dicatat terlalu tinggi

Rp. 360.000

Kurangi
Kurangi :
3. Cek dalam perjalanan
7. Biaya admi bank…Rp.14.250
No. 337
Rp. 286.000
8. Cek kosong
Rp.52.000
338
Rp. 319.470
(66.250)
339
Rp.
83.000

340
Rp. 203.140

341
Rp. 458.530

(1.350.140)

Saldo per bank setelah
Saldo per buku setelah disesuaikan

Rp. 5.729.970 disesuaikan Rp.5.729.970 Jurnal Penyesuaian:

Dalam hal terjadi pengembalian cek yang tidak cukup dananya (cek kosong), perusahaan harus membuat jurnal penyesuaian dengan mendebet rekening Piutang Dagang dan mengkredit rekening Kas. Hal ini dilakukan perusahaan dengan alasan sebagai berikut: Pada waktu perusahaan menerima cek dari PT Rosalina, perusahaan mencatat penerimaan cek tersebut dengan mendebet rekening Kas dan mengkredit Piutang Dagang. Setelah perusahaan mendapat pemberitahuan (yang diterima bersama-sama dengan laporan bank) bahwa cek tersebut ternyata kosong, maka penerimaan kas menjadi batal. Oleh karena itu PT Nusantara perlu mengoreksi jurnal yang telah dibuatnya dengan mengkredit kembali rekening kas dan mendebet kembali rekening Piutang Dagang. Apabila jurnal penyesuaian di atas dibukukan ke dalam rekening­rekening yang bersangkutan di buku besar, maka pembukuan PT Nusantara akan memberikan gambaran yang seharusnya.
Lembar Latihan Praktik:
Menurut catatan perusahaan PT Macan Tutul, bahwa saldo simpanan di Bank Mandiri pada tanggal 30 September 2003 sebesar Rp. 9.696.000,00. Sedangkan menurut catatan dari Bank Mandiri menunjukkan saldo sebesar Rp. 12.404.000,00. Perbedaan tersebut setelah diteliti disebabkan karena:
a. Bank berhasil menagihkan piutang perusahaan dari debiturnya sebesar Rp. 4.000.000,00 dikurangi biaya tagih Rp. 80.000,00 sehingga menambah simpanan sebesar Rp. 3.920,000,00. Terhadap peristiwa ini perusahaan belum sempat diberitahu.
b. Perusahaan memperoleh bunga atas simpanannya di bank sebesar Rp. 128.000,00. Penambahan ini belum diberitahu kepada perusahaan.
c. Terdapat Deposit in transit sebesar Rp. 1.500.000,00
d. Terdapat Outstanding Cek sebesar Rp. 960.000,00
e. Perusahaan memperoleh sebuah cek seharga Rp. 800.000,00 sebagai hasil penagihan piutangnya kepada tuan Handoyo. Cek tersebut sudah dikirim ke

bank
untuk
menambah
simpanan,
tetapi
ternyata
oleh
bank
yang
bersangkutan
cek
tersebut
dinyatakan
cek
kosong.
Hal
ini
belum
diberitahukan kep[ada perusahaan.







Berkenaan dengan data di atas, anda diminta menyusun:
1. Daftar rekonsiliasi bank per 30 September 2003.
2. Buku jurnal penyesuaian sesuai dengan rekonsiliasi yang disusun.

Di atas telah disinggung, bahwa kas tidak hanya terdiri atas uang tunai saja, tetapi juga meliputi cek, poswesel, bank draft, dan simpanan di bank dalam bentuk rekening giro.

Saldo menurut catatan Bank Rp. 12.404.000,00
(1) Dikurangi:Penagihan piutang Rp. 40.000.000,00
Biaya tagih
Rp.
80.000,00


Rp.
3.920.000,00


Rp.
8.484.000,00
(2) Dikurangi:


Bunga simpanan

Rp.
128.000,00


Rp.
8.356.000,00
(2) Ditambah:


Deposit in transit

Rp.
1.500.000,00


Rp.
9.856.000,00
(2) Dikurangi:


Outstanding cek

Rp.
960.000,00


Rp.
8.896.000,00
(2) Ditambah:


Cek kosong

Rp.
800.000,00



Rp. 9.696.000,00


=============

Jumlah tersebut sudah sesuai dengan saldo kas Menurut catatan perusahaan PT MACAN TUTUL Rp. 9.696.000,00
Jurnal Penyesuaian:
1. Penagihan piutang:Kas Rp. 3.920.000,00 Biaya Tagih Rp. 80.000,00
Piutang Dagang Rp. 4.000.000,00
2. Penerimaan bunga:
Kas Rp. 128.000,00 Pendapatan bunga Rp. 128.000,00
3. Cek Kosong:

Piutang Dagang Rp. 800.000,00 Kas Rp. 800.000,00
b. Uraian Materi 3
Dana Kas Kecil
Salah satu prinsip pokok dalam pengawasan terhadap pengeluaran kas, yakni semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek. Namun demikian, terdapat pengecualian atas prinsip tersebut apabila pengeluaran kas dilakukan melalui kas kecil. Sebagaimana diketahui, hampir semua perusahaan melakukan pengeluaran kas yang jumlah rupiahnya relatif kecil, seperti pengeluaran kas untuk biaya pos, telegram, pembelian jenis-jenis perlengkapan ATK, perjalanan dinas, dan sebagainya. Jika pengeluaran untuk hal-hal tersebut dilakukan dengan cek, maka jumlah lembar cek yang dibuat untuk pengeluaran-pengeluaran kecil semacam itu akan banyak sekali. Hal ini selain menyebabkan pemborosan waktu, juga mahal. Oleh karena itu, agar perusahaan tidak perlu menarik cek untuk setiap pengeluaran kas yang jumlahnya kecil, maka perusahaan perlu membentuk suatu kas kecil yang disediakan khusus untuk itu.
Untuk membuat kas kecil, perusahaan harus menaksir jumlah kas yang diperlukan untuk suatu jangka waktu tertentu, misalnya untuk keperluan seminggu atau sebulan. Selanjutnya perusahaan mengeluarkan cek dan menguangkannya di bank untuk mengisi dana kas kecil tersebut. Atas pengeluaran cek ini dibuat jurnal sebagai berikut:
Kas Kecil ……………….. Rp.xxx
Kas ………………………….. Rp.xxx

Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
Dana kas kecil dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil inilah yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian kas kecil.
Pemegang kas kecil biasanya menyimpan kas dalam peti penyimpan uang yang dilengkapi dengan kunci pengaman. Apabila kas kecil akan digunakan, maka sebelumnya perlu dibuat dokumen yang disebut bukti pengeluaran kas kecil (lihat Gambar 1-7). Dokumen ini harus ditandatangani oleh orang yang menerima kas kecil, dan disimpan oleh pemegang kas dalam peti uang. Dengan cara seperti ini, jumlah pemakaian kas menurut bukti pengambilan kas ditambah dengan sisa kas yang ada dalam peti uang, harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan.
Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
Gambar 1-7 Bukti Pengeluaran Kas Kecil No.17 Rp.10.000,00
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Tanggal 2 Nov 1992
Untuk: Pembersihan kaca

Dibebankan pada Biaya Umum Lain-lain
Disetujui oleh: Diterima oleh:
(Gunawan) (Suratno)
Setiap pemakaian kas kecil akan mengurangi jumlah uang dan menambah jumlah bukti pengeluaran kas dalam peti uang. Apabila kas kecil hampir habis, maka kas kecil harus segera diisi kembali. Untuk melakukan pengisian kembali, pemegang kas kecil harus menunjukkan bukti-bukti pengambilan kas kecil dari periode sebelumnya kepada kasir perusahaan. Kasir akan membubuhkan cap “Telah Dibayar” pada setiap bukti pengambilan kas kecil, agar bukti tersebut tidak dapat digunakan lagi. Selanjutnya kasir menarik cek sebesar total pengeluaran kas kecil. Jika cek ini telah diuangkan, maka jumlah uang dalam peti uang akan kembali seperti semula, dan siap digunakakan untuk pemakaian pada periode berikutnya.
Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan belum mencatat transaksi tersebut, tetapi pemegang kas kecil menyuimpan bukti pengeluarannya. Jika kas kecil diisi kembali dan kasir mengeluarkan cek untuk mengisinya, maka pada saat itu dibuat jurnal dengan mendebet reeking-rekening biaya atau rekening lainnya dan mengkredit rekening Kas.
Pengoperasian kas kecil seperti dilukiskan di atas (yang biasa disebut imprest system) meliputi (1) pembentukan kas kecil, (2) melakukan pembayaran melalui kas kecil, dan (3) pengisian kembali kas kecil.
Dalam sistem pencatatan dana kas kecil yang lain yang disebut dengan sistem Fluktuasi memiliki perbedaan dalam hal pencatatannya. Setiap pengeluaran kas kecil akan didebet pada rekening-rekening biaya dan dikredit pada rekening kas kecil. Oleh sebab itu saldo dana kas kecil pada akhir periode pembukuan dimungkinkan adanya jumlah saldo yang berubah-ubah (naik/turun). Pencatatan terhadap pengisian awal maupun pengisian kembali kas kecil adalah sama yaitu didebet untuk rekening kas kecil dan dikredit untuk rekening kas.
Pembentukan Kas Kecil
Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Sebagai contoh, misalkan pada tanggal 1 Maret PT SINAR SAKTI membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00, maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah sebagai berikut:
Maret 1 Kas kecil………………….. RP 100.000,00 Kas………………………... RP 100.000,00 (untuk mencatat pembentukan kas kecil)
Buku Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya di simpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening kas kecil.
Pembayaran Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketetuan tentangjumlah batasan
Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan dilarang-larang tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan bukti pengeluaran kaks kecil (atau Voucher kas kecil ) seperti terlihat pada gambar 1-7 di atas.
Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil maupun oleh orang yang melakukan pengeluaran. Bila tersedia bukti pendukung lain seperti kwitansi penerimaanpembayaran atau faktur, maka bukti­bukti pendukung tersebut harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas kecil.
Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang tetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp. 100.000,00). Dengan demikian perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan internal perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pad waktu kas kecil diisi kembali.
Pengisian Kembali Kas Kecil
Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.
Sebagai contoh, misalkan pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp.87.000,0 00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp.44.000,00 biaya angkut pembelian Rp.18.000,00, perlengkapan kantor Rp.20.000,00 dan macam­macam biaya lainnya Rp.5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut sebagai berikut:
Maret 15
Biaya Pos …………..
Rp. 44.000,00

Biaya Angkut Pembelian
Rp. 18.000,00

Perlengkapan Kantor…
Rp. 20.000,00

Macam-macam biaya
Rp.
5.000,00

Kas …………
Rp. 87.000,00

(untuk mengisi kembali dana kas kecil)
Dari jurnal pengisian kembali kas kecil di atas terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.
Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp.13.000,00 (Ro,100.000,00 – Rp. 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp.12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp.88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp. 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).
Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet, sebaliknya bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp. 14.000,00, maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp. 86.000,00. Dalam hal demikian rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi laba sebagai pendapatan lain-lain.
Kode Modul: AK.26.E.1-2: Kas dan Surat Berharga
Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi seja pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.
Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian internal karena (1) akuntan internal dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecookkan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil, dan (2) bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.
DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 1992. Intermediate Accounting, Edisi ke 7. Yogyakarta: BPFE – Yogyakarta.
Proyek Pengembangan Pendidikan Akuntansi, 1988. Akuntansi Keuangan. Jakarta: Proyek PPA, Depdikbud.
Ikatan Akuntansi Indonesia. 1999. Standar Akuntansi Keuangan per 1 Juni 1999, Buku Satu dan Buku Dua. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Salim, Peter dan Yenny Salim, 1991. Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer, Edisi pertama. Jakarta: Modern English Press.
Sembiring, Y. dan Sembiring, L., 1987. Soal-soal dan Pembahasan Intermediate Accounting. Bandung: Pionir Jaya.
Smith, J.M. dan Skousen, K.F., 1977. Intermediate Accounting, Comprehensive volume, Sixth Edition, Cincinnati, Ohio: South-Western Publishing Co.
Munandar, M., 1981. Pokok Intermediate Accounting, Edisi 4. Yogyakarta: Liberty Offset.